Digital Transformation in Accounting - E-Invoicing
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Die E-Rechnung – Neue Pflichten und Chancen ab 2025:
Mit der ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tretenden Pflicht zur E-Rechnung werden Unternehmen in Deutschland vor neue Herausforderungen gestellt. Die E-Rechnung soll den Rechnungsaustausch vereinfachen, die Prozesse effizienter gestalten und zugleich Transparenz sowie die Rechtssicherheit erhöhen.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine strukturierte Rechnung, die in einem digitalen Format, nach Europäischer Norm EN 16931, erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Dateien, die lediglich digital übermittelt werden, enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die direkt in die Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet werden können. Dies spart Zeit, verringert Fehlerquellen und ermöglicht eine automatisierte Bearbeitung.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für nationale B2B-Transaktionen verpflichtend. Dies betrifft sowohl große Unternehmen als auch kleine und mittlere Betriebe. Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sowie internationale B2B-Transaktionen sind aktuell nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die Einführung der E-Rechnung bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile:
Effizienzsteigerung: Dank der strukturierten Daten der E-Rechnung können Rechnungen automatisch in die Buchhaltungssysteme importiert und verarbeitet werden. Dadurch entfallen manuelle Eingaben und die damit verbundenen Fehlerquellen.
Kostenersparnis: Die elektronische Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen spart nicht nur Papier-, Druck- und Versandkosten sowie Lager-/Archivkapazitäten, sondern auch Verwaltungs- und Personalaufwand. Zudem kann durch die schnellere Verarbeitung der Rechnungen der Zahlungsfluss optimiert werden, mit der Möglichkeit zur optimalen Nutzung von Zahlungszielen.
Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papierrechnungen trägt zu einem geringeren Papierverbrauch und damit zum Umweltschutz bei.
Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und bieten durch die automatische Archivierung eine hohe Rechtssicherheit. Zudem erleichtern sie den Nachweis der korrekten steuerlichen Handhabung gegenüber Finanzbehörden.
Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Umstellung?
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert eine technische Anpassung der bestehenden Prozesse und Systeme. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über geeignete Softwarelösungen verfügen, die den Standardformaten der E-Rechnung (ZUGFeRD 2.x und XRechnung – basierend auf XML-Dateien) entsprechen und diese korrekt verarbeiten können.
Zudem gilt es, die internen Abläufe entsprechend anzupassen. Hierzu gehören entsprechende Schulung der Mitarbeiter sowie die Optimierung der notwendigen Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse, um den maximalen Nutzen aus der E-Rechnung zu ziehen. Ferner bedarf es einer GoBD-konformen Archivierung der nun elektronischen Daten.
Wie können sich Unternehmen vorbereiten?
Unternehmen, die sich frühzeitig mit der Umstellung auf die E-Rechnung auseinandersetzen, können langfristig von den Vorteilen profitieren. Dabei sollten folgende Schritte beachtet werden:
Prüfung der aktuellen IT-Infrastruktur: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware die Anforderungen der E-Rechnung erfüllt und gegebenenfalls aktualsisieren oder in neue Systeme investieren.
Einrichtung eines E-Mailpostfachs: Richten Sie sich ein zentrales E-Mailpostfach wie bspw. rechnungen@ IhreDomain.de ein und teilen Sie die Adresse Ihren Geschäftspartnern mit.
Sicherstellen der Aufbewahrungsfrist: Auch für E-Rechnungen gilt die Handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. E-Rechnung müssen über diesen Zeitraum digital archiviert werden. Hier empfiehlt sich ein Dokumenten Management System (DMS) oder eine andere Archivierungslösung. Bei kleinen und mittleren Unternehmen erfüllt DATEV Unternehmen Online diese voraussetzung. Sprechen Sie hierzu am besten Ihren Steuerberater an.
Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter müssen im Umgang mit E-Rechnungen geschult werden, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Dies gilt insbesondere für die Buchführung.
Kooperation mit externen Dienstleistern: Externe Dienstleister bieten häufig Kooperation und Schnittstellen an, die Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung unterstützen können. Diese Anbieter ermöglichen eine nahtlose Integration der E-Rechnung in die bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung bietet Unternehmen eine vorteilhafte Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Umwelt zu schonen. Zwar stellt die Umstellung auf diese neuen Prozesse auch eine Herausforderung dar, die Zeit und Ressourcen beansprucht, doch langfristig können Unternehmen von der Automatisierung und Effizienzsteigerung profitieren. Unternehmen sollten die kommenden Monate nutzen, um sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und die E-Rechnung als integralen Bestandteil ihrer Geschäftstätigkeit zu etablieren.